E-számlák 2025-től: hogyan készüljön fel?
Az elektronikus számlák, azaz az e-számlák Németországban 2025-től a B2B szektorban kötelezőek lesznek. Az Ön vállalatának nemcsak elektronikus számlákat kell majd tudnia létrehozni és küldeni, hanem fogadni is. Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogyan működik mindez és megvizsgáljuk azt is, hogy egy egyszerű e-mail postaláda megfelel-e minden jogi követelménynek.
Mi is az az E-Rechnung?
Az E-Rechnung, más néven németül elektronikus számla olyan számla, amelyet strukturált, géppel olvasható formátumban, digitálisan állítanak ki, küldenek el és dolgoznak fel, és amely megfelel a EU-Norm 16931-es uniós szabványnak. Az e-számlák adatai közvetlenül olvashatók és feldolgozhatók a rendszerek vagy szoftvermegoldások által. Ez a teljes számlázási folyamatot hatékonyabbá és átláthatóbbá teszi minden érintett számára.
A gyakorlatban Németországban már két e-számla formátum is elterjedt: ZUGFeRD és XRechnung.
Az XRechnung egy tisztán XML formátum, amelyet kifejezetten a közintézményekkel való cserére fejlesztettek ki, és itt 2020 óta használják.
A ZUGFeRD ezzel szemben egy úgynevezett hibrid formátum: a géppel olvasható XML-fájlt egy PDF-fájllal kombinálja, így ez az e-számla-változat ember által is olvasható.
Figyelem, gyakori félreértés:
Egy egyszerű PDF nem számít e-számlának! Még akkor sem, ha digitálisan továbbítják. Csak a strukturált formátumú számlák – mint például a ZUGFeRD vagy az XRechnung – teljesítik a jogi követelményeket, és azokat e-számlának ismerik el.
Az E-számlára vonatkozó kötelezettség
Ennyit az e-számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról. De miért van a téma jelenleg ennyire a figyelem középpontjában?
A válasz egészen egyszerű:
Az e-számlák 2025. január 1-jétől kötelezőek lesznek Németországban a vállalkozások közötti (B2B) tranzakciók esetében. Ezt a 2024-ben elfogadott növekedési lehetőségekről szóló törvény mondja ki. Ettől kezdve vállalkozásának képesnek kell lennie elektronikus számlák, például a ZUGFeRD vagy az XRechnung létrehozására, küldésére és fogadására.
De miért is kötelező az e-számlázás?
Az e-számlázási kötelezettség jelentős lépést jelent a nagyobb digitalizáció és hatékonyság felé Németországban. Az összes érintett fél – a számlakibocsátó, a számla címzettje és a szövetségi közigazgatás – számára az a cél, hogy az adózás hosszú távon gyorsabbá és biztonságosabbá váljon.
Az új számlázási kötelezettséggel az adóhatóságok egyúttal egy nagyobb európai kezdeményezésre is felkészítik a német vállalatokat és az adózási folyamatokat, ez pedig nem más, mint az elektronikus HÉA-jelentési rendszerre. Ez 2028-ra valósul meg és hozzájárul a nagyobb adóbiztonsághoz, gyorsasághoz és átláthatósághoz az egész EU-ban.
Mikor kell tudni e-számlákat fogadni és küldeni?
Az új e-számlázási kötelezettség a számla kézhezvételére vonatkozóan különösen szigorú. Ennek oka, hogy a kezdeti időszakra nincsenek átmeneti rendelkezések. Ez azt jelenti, hogy az új számlázási rendelet 1. napjától – azaz 2025. január 1-jétől – képesnek kell lennie a bejövő elektronikus számlák fogadására és feldolgozására.
A kimenő e-számlák esetében valamivel lazább a helyzet. Ennek oka, hogy az adóhatóság átmeneti szabályokat ad az elektronikus számlák létrehozására és továbbítására. Az előző évi árbevételtől függően 2027 végéig van lehetősége számlakibocsátóként az átállásra.
Ezek a legfontosabb dátumok az e-számlákra való átálláshoz:
Minden vállalatnak – mérettől és előző évi forgalomtól függetlenül – képesnek kell lennie e-számlák fogadására. Ha az ügyfél beleegyezik, továbbra is készíthet és küldhet hagyományos formátumú, például PDF formátumú számlákat.
Az elektronikus számlák küldése szintén kötelező minden olyan vállalat számára, amelynek éves forgalma meghaladja a 800 000 eurót. Az alacsonyabb forgalmú egyéni vállalkozók engedély birtokában más formátumokat is használhatnak.
Legkésőbb mostanra minden vállalatnak (árbevételtől függetlenül) át kell állnia az elektronikus számlázásra. Ez a kisvállalkozásokra is vonatkozik.
KIVÉTEL: Kis értékű számlák és jegyek
Hallotta, hogy az e-számlázási kötelezettség kivételeket tesz lehetővé? Ez így van. Ezekben az esetekben a hagyományos papírra, PDF-ben vagy más formában kinyomtatott számlák is megfelelnek, ezek a következők:
Kis értékű, 250 eurónál kisebb összegű számlák.
Utazási jegyek, például taxi- vagy vonatjegyek.
Az általános forgalmi adóról szóló törvény 4. szakaszának (8)-(29) bekezdése szerint adómentes szolgáltatásokról szóló számlák.
Ez azt jelenti, hogy nem szükséges e-számla az 50,00 EUR-t el nem érő irodaszerek vásárlásához, az ügyféltalálkozóra szóló vonatjegyhez.
